G Referenz Arbeitshilfen

G.1 Aktivitäten

G.1.4 Berichtswesen

G.1.4.3 Projektstatusbericht erstellen

Die Erstellung eines Projektstatusberichtes ist ein Instrument der Projektkontrolle, um frühzeitig Planabweichungen zu erkennen und rechtzeitig darauf reagieren zu können. Projektstatusberichte dienen entweder intern der Information des eigenen Managements und/oder, im Falle eines Auftragnehmerprojektes, der Information des Auftraggebers.

Im Projektstatusbericht sind der aktuelle Projektfortschritt, Abweichungen von den Soll-Vorgaben der Planung sowie die wesentlichen im Rahmen der Risikoanalyse ermittelten Risiken darzustellen. Zusätzlich wird über den Status und gegebenenfalls über Probleme einzelner Prozesse berichtet.

Der Projektstatusbericht ist entsprechend den Vorgaben des Projekthandbuches zu festgelegten Terminen, periodisch oder nach Eintreffen besonderer Ereignisse zu erstellen und an die vorgesehenen Empfänger zu verteilen.

Hierfür müssen so genannte Ist-Daten ermittelt werden. Dazu zählt zum einen der Stand der Arbeiten, etwa das Erreichen des vorgegebenen Ziels und die Erfüllung der Anforderungen, zum anderen die dafür verbrauchten Einsatzmittel und der verbrauchte Aufwand. Diese Ist-Daten sind dann den Soll-Werten aus dem Projektplan und dem geschätzten, noch zu erbringenden Aufwand gegenüberzustellen. Dabei muss auch überprüft und dokumentiert werden, ob alle Projektbeteiligten ihren zugesagten Aufgaben und Verpflichtungen nachgekommen sind und ob sie auch für die Zukunft ihre Zusagen einhalten können.

Bei tatsächlicher oder absehbarer Überschreitung der Soll-Vorgaben sind Steuerungsmaßnahmen in die Wege zu leiten, die das Erreichen gefährdeter Projektziele ermöglichen sollen. Dazu gehören

• die Veränderung von Meilensteinen,
• die Änderung der Prioritäten,
• die Sonderbehandlung kritischer Produkte,
• veränderte Betriebsmittel- und Personalverteilung,
• eine vertragliche Anpassung,
• eine Personalaufstockung oder
• eine externe Beauftragung von ausgegliederten Teilprojekten.

Der Projektleiter schlägt im Projektstatusbericht einzuleitende Steuerungsmaßnahmen vor und bereitet damit eine Projektfortschrittsentscheidung vor.

Der Projektstatusbericht ist stets in einer einheitlichen Form zu erstellen und seine Verteilung ist entsprechend der Festlegungen des Projekthandbuches vorzunehmen.