G Referenz Arbeitshilfen

G.1 Aktivitäten

G.1.4 Berichtswesen

G.1.4.1 Besprechung durchführen

Besprechungen können zu verschiedenen Zwecken und Anlässen durchgeführt werden, die im V-Modell nicht explizit angegeben werden. Sie können sowohl periodisch, zum Beispiel als wöchentlicher Jour Fixe, oder ereignisbedingt, zum Beispiel vor Erreichen eines Meilensteins, durchgeführt werden; sie können sowohl intern als auch mit dem Auftraggeber erfolgen. Wichtige Besprechungen sollten bereits im Projektplan enthalten sein. Besprechungen sollten folgende Schritte beinhalten:

• Jede Besprechung ist terminlich zu planen und eine Einladung an die Teilnehmer zu versenden.
• Die Besprechungen sind vom Einladenden beziehungsweise einem dafür Verantwortlichen entsprechend der Punkte der Einladung zu leiten und mit Richtung auf das vorgegebene Besprechungsziel zu moderieren. Ein straffes Zeitmanagement für Besprechungen ist vorzusehen.
• Der Einladende erläutert zu Beginn der Besprechung die Notwendigkeit, die Verteilung, die Terminierung und die Form des Protokolls und bestimmt den Protokollanten.
• Beschlüsse sind explizit im Protokoll aufzunehmen.
• Für vereinbarte Aufgaben bietet sich die Formulierung von Arbeitsaufträgen in Form einer Aufgabenliste an (siehe Aktivität Arbeitsauftragsliste erstellen).