G Referenz Arbeitshilfen

G.1 Aktivitäten

G.1.3 Ausschreibungswesen (Vergabeakte)

G.1.3.4 Vergabeakte anlegen, Vergabevermerk fortlaufend führen und Vergabeverfahren abschließen

Um das Vergabeverfahren fortlaufend und rechtssicher zu dokumentieren, sieht die UfAB als ersten Schritt (Schritt 1) das Anlegen einer Vergabeakte und eines Vergabevermerks vor. Diese dokumentieren den gesamten Vergabeprozess. Die genauen Dokumentationspflichten sind in der UfAB unter "Dokumentationspflichten - Vergabeakte" zusammengefasst.

Während des Projekts trägt der Ausschreibungs- und Vertragsverantwortliche alle Entscheidungen in den Vergabevermerk ein. Im letzten UfAB-Schritt (Schritt 17) wird der Vergabevermerk ein letztes Mal aktualisiert, das Vergabeverfahren abgeschlossen und die Vergabeakte archiviert.