G Referenz Arbeitshilfen

G.1 Aktivitäten

G.1.11 Problem- und Änderungsmanagement

G.1.11.1 Änderungen beschließen

Die Änderungssteuerungsgruppe trifft sich in regelmäßigen Abständen oder in dringenden Fällen nach Bedarf und behandelt alle zur Entscheidung anstehenden Änderungsanforderungen. Für alle Änderungsanforderungen ist zu entscheiden, wie mit diesen weiter verfahren wird. Jede Entscheidung der Änderungssteuerungsgruppe ist bindend. Sollte es bei diesen Entscheidungen zu Konflikten kommen, sind diese entsprechend den Vorgaben im Projekthandbuch zu eskalieren. Als Grundlage bei der Herbeiführung einer Entscheidung dienen die Produkte Problemmeldung/Änderungsantrag und Problem-/Änderungsbewertung.

Folgende Schritte sind bei der Entscheidungsfindung durchzuführen:

• Vorbereiten der Entscheidung, das bedeutet: Änderungsanträge und zugehörige Bewertungen sammeln, gruppieren; Agenda für das Meeting erstellen und verteilen; Einladungen versenden.

• Änderungsanträge und -bewertungen präsentieren, Entscheidungskriterien festlegen. Beispiele für Entscheidungskriterien sind:

  • entstehende Kosten
  • Verfügbarkeit der finanziellen Mittel beim Auftraggeber, falls der Änderungsantrag vom Auftraggeber stammt und die Änderungen über den vorhandenen Vertrag hinausgehen
  • Verfügbarkeit von Personal und sonstigen erforderlichen Ressourcen
  • zeitliche Projektverzögerung
  • technische Eignung der vorgeschlagenen Lösung
• Änderungsentscheidung beschließen und Umsetzung festlegen
• Auswirkungen der Änderung ermitteln
• Änderungsentscheidung - im Änderungsentscheid - protokollieren
• Änderungsentscheidung verteilen beziehungsweise kommunizieren.

Erfordert die Änderungsentscheidung eine vertragliche Maßnahme wie die Änderung von Anforderungen, so ist dies entsprechend zu vermerken.