B Konzepte und Inhalte des V-Modell XT Bund

B.2 Inhalte des V-Modell XT Bund

B.2.1 Management

B.2.1.8 Berichtswesen

Die Disziplin Berichtswesen enthält alle Produkte, die zur Kommunikation innerhalb des Projekts und mit dem Projektumfeld dienen. Ausgestaltet und konkretisiert wird die Disziplin im Projekthandbuch, welches Vorgaben für Berichtswesen und Kommunikationswege definiert. Beispielsweise kann dort festgelegt werden, dass zu jeder Besprechung ein Protokoll erstellt wird und in welcher Form solche Besprechungsdokumente die Ergebnisse, Beschlüsse und Arbeitsaufträge dokumentieren. Der Projektleiter trägt die Verantwortung dafür, dass die Vorgaben des Projekthandbuchs umgesetzt werden und im Beispiel jede Besprechung protokolliert wird. Er kann die entsprechenden Tätigkeiten (im Beispiel das Protokollieren) delegieren.

Abbildung 38: Disziplin Berichtswesen (Projektdurchführung)

Das zentrale Produkt im Berichtswesen ist der vom Projektleiter zu jedem Entscheidungspunkt vorzulegende Projektstatusbericht. In ihm finden sich die aktuellen Projektergebnisse und entscheidungsrelevante Informationen aus der Risikoliste, dem Projektplan, der Änderungsstatusliste und anderen Produkten in aufbereiteter Form. Auf dieser Grundlage kann sich der Lenkungsausschuss einen schnellen Überblick über den Stand des Projekts verschaffen und eine qualifizierte Projektfortschrittsentscheidung treffen.

Der QS-Verantwortliche erstellt den QS-Bericht, dessen Zusammenfassung als Qualitätsbewertung in den Projektstatusbericht einfließt.

Abbildung 39: Disziplin Berichtswesen (Projektabschluss)

Zum Projektabschluss schreibt der Projektleiter einen Projektabschlussbericht. Inhaltlich entspricht er dem Projektstatusbericht bis auf die "vorausblickenden" Themen, die nicht enthalten sind. Stattdessen führt er Projekterfahrungen ("Lessons learned") auf, die der Projektleiter ggf. aus dem Projekttagebuch übernehmen kann. In AG-Projekten fließt der Projektabschlussbericht des Auftragnehmers in den eigenen Projektstatusbericht ein. Die Adressaten des Projektabschlussberichts sind im Kapitel Projekt-Ende beschrieben. Innerhalb einer "lernenden Organisation" sollte der Bericht auch dem Verwalter der Erfahrungsdatenbasis zugehen, der die Projekterfahrungen in die Erfahrungsdatenbasis einpflegt und sie damit Folgeprojekten verfügbar macht.