C Referenz Produkte
C.1 Produkte
C.1.15 Ausschreibungswesen (Vergabeakte)
C.1.15.4 Vergabeunterlagen (Ausschreibung)
Die Vergabeunterlagen dienen zur Information der Bieter und sind die Basis für deren Angebote. Sie enthalten fachliche, rechtliche und organisatorische Aspekte des Vorhabens und des Ausschreibungsprozesses, eine Leistungsbeschreibung des zu beschaffenden IT-Systems sowie eine Beschreibung des gewünschten Projektablaufs. Die Vergabeunterlagen geben damit vor, wie und was Bieter anbieten müssen, um den Vorstellungen des Auftraggebers gerecht zu werden und einen Vertragsschluss zu ermöglichen.
Bei den meisten Vergabearten (Öffentliche Ausschreibung, Beschränkte Ausschreibung, Offenes Verfahren, Nichtoffenes Verfahren) erfolgt der Vertragsschluss durch den Zuschlag auf ein (unverändertes, nicht verhandeltes) Angebot. Im Falle einer freihändigen Vergabe, eines Verhandlungsverfahrens oder eines wettbewerblichen Dialogs kann der Auftraggeber auch nach der Veröffentlichung der Vergabeunterlagen noch über die Angebote der Bieter verhandeln, bevor dann auf ein letztes Angebot der Zuschlag erteilt wird.
|
Verantwortlich |
|
Mitwirkend |
Anforderungsanalytiker (AG), Vergabestelle, Projektleiter, Projekteigner |
|
Hilfsmittel |
Vergabeunterlagen zusammenstellen (Aktivität), Vergabeunterlagen (Ausschreibung)(.odt|.doc), Ergänzende Vertragsbedingungen für die Erstellung eines IT-Systems (EVB-IT System) (Externe Kopiervorlage), Nutzungshinweise EVB-IT System (Externe Kopiervorlage), EVB-IT Systemvertrag (Word) (Externe Kopiervorlage), UfAB Bewertungsmatrix (Beispiel, Excel) (Externe Kopiervorlage), Bewertungsmatrix (Muster, Microsoft Excel) (Externe Kopiervorlage) |
|
Erzeugt durch |
Projekthandbuch (Organisation und Vorgaben zur Vergabe von Entwicklungsleistungen) Make-or-Buy-Entscheidung (Bewertung und Ergebnis) |
|
Entscheidungsrelevant bei |
C.1.15.4.1 Einführung
Die Einführung enthält die wichtigsten Punkte des Vorhabens, insbesondere eine kurze Beschreibung des zu beschaffenden Systems (vgl. Anforderungen (Lastenheft)) sowie Informationen zur Losbildung, zu wichtigen Projektmeilensteinen und zu sonstigen Aspekten von überragender Bedeutung für das Vorhaben (vgl. Ausschreibungskonzept).
C.1.15.4.2 Bewerbungsbedingungen
Dieses Thema beschreibt die Einzelheiten der Durchführung des Vergabeverfahrens. Dabei sind folgende Inhalte zu berücksichtigen:
- Grundsätzliche Bestimmungen
- Informationen zum Auftraggeber
- Termin- und Fristenangaben
- Form der Angebote und deren Einreichung
- Änderungen, Berichtigungen und Rücknahme der Angebote
- Nebenangebote bzw. weitere Hauptangebote
- Kostenerstattung für Bewerber und Bieter
- Bewerber- und Bietergemeinschaften
- Unteraufträge
- Hinweis zu Änderungsverbot bezüglich der Vertragsunterlagen
- Bewerber- bzw. Bieterfragen sowie Unklarheiten in den Vergabeunterlagen
- Zuschlagserteilung
- Aufhebung des Vergabeverfahrens
Bei einer EU-weiten Vergabe sind zusätzlich folgende Inhalte relevant:
- Kenntlichmachung der Fabrikations-, Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse
- Angabe der Vergabekammer
- Rechtsbehelfsbelehrung
C.1.15.4.3 Rahmenbedingungen
Dieses Thema dokumentiert Rahmenbedingungen, die nicht in den Anforderungen (Lastenheft), den Vorgaben für das Projekthandbuch der Auftragnehmer und den Vorgaben für das QS-Handbuch der Auftragnehmer enthalten sind. Das sind insbesondere
- organisatorische und räumliche Rahmenbedingungen (z.B. Lagepläne, Raumsituation, Ansprechpartner) sowie
- Abhängigkeiten von / Zusammenarbeit mit anderen Auftragnehmern.
Hinweis: Die UfAB definiert die Rahmenbedingungen deutlich ausführlicher und teilweise redundant zur Leistungsbeschreibung. Die o.g. Anforderungen (Lastenheft) und die Vorgaben zum Projekt- und QS-Handbuch der Auftragnehmer sind im V-Modell ein Teil der Leistungsbeschreibung (s.u.) und werden hier nicht erneut aufgeführt.
C.1.15.4.4 Eignungsanforderungen
Dieses Thema enthält alle Kriterien, die Bieter hinsichtlich ihrer Eignung als Auftragnehmer erfüllen müssen. Die Kriterien werden unterteilt in
- Fachkunde,
- Leistungsfähigkeit sowie
- Gesetzestreue.
Bei manchen Vergabeverfahren kann als erster Schritt ein sogenannter Teilnahmewettbewerb vorgesehen werden. Dieser steht allen Bewerbern offen und dient der Vorauswahl möglicher Bieter, indem er deren Eignungsanforderungen prüft. Die von der Vergabestelle als geeignet befundenen Bewerber werden dann zur Abgabe eines Angebots aufgefordert. Im Rahmen der Angebotsprüfung werden die Eignungsanforderungen nicht erneut geprüft.
C.1.15.4.5 Leistungsbeschreibung
Dieses Thema beschreibt die Leistungen, die im Rahmen des Projektes zu erbringen sind, und definiert dazu Kriterien (Fragen), auf die der Bieter im Rahmen seines Angebots eingehen muss. Die Kriterien betreffen das zu erstellende System, aber auch das Vorgehen (Projektmanagement, Qualitätssicherung) im Projekt.
Die Leistungsbeschreibung gliedert sich in folgende Teile:
- Teil 1: Anforderungen an das zu erstellende (Teil-)System
- Teil 2: Vorgaben für das Projekthandbuch des Auftragnehmers
- Teil 3: Vorgaben für das QS-Handbuch des Auftragnehmers
- Teil 4: Gewichteter Kriterienkatalog (einschl. detaillierter Erwartungshaltung)
Die Teile 1, 2 und 3 enthalten die Vorstellungen des Auftraggebers. Der Teil 4 referenziert diese Teile und stellt über die darin aufgeworfenen Fragen sicher, dass der Bieter in seinem Angebot auf die für den Auftraggeber relevanten Kriterien eingeht.
Teil 1: Anforderungen an das zu erstellende (Teil-)System
Die UfAB unterscheidet für die Beschreibung der Leistung des Systems zwei Arten:
- Die funktionale Leistungsbeschreibung beschreibt den Zweck des Systems, also die geforderten Funktionen und Ergebnisse, nicht aber die Art und Weise der technischen Umsetzung.
- Die konstruktive Leistungsbeschreibung beschreibt die zu erbringende Leistung nach ihren wesentlichen Merkmalen und konstruktiven Einzelheiten, beispielsweise Anforderungen an Kompatibilität, Integrationsfähigkeit und Wartbarkeit.
In der Praxis wird sich meist eine Mischform ergeben. Es gilt die Regel "So konstruktiv wie nötig, so funktional wie möglich", um einerseits alle notwendigen Randbedingungen zu erfassen, andererseits den Auftragnehmer nicht unnötig einzuschränken. Die geforderte Funktionalität wird als Funktionale Anforderungen in den Anforderungen (Lastenheft) dokumentiert, konstruktive Einzelheiten und technische Details als Nicht-Funktionale Anforderungen. Im Fall eines Unterauftrags werden diese Anforderungen in den Spezifikationen für die Externe Einheit bzw. das Externe SW-Modul dokumentiert.
Teil 2: Vorgaben für das Projekthandbuch des Auftragnehmers
Dieses Thema beschreibt die verpflichtenden Vorgaben für das Projekthandbuch des Auftragnehmers und damit für den Projektablauf. Die Vorgaben umfassen die Zeitplanung, Mitwirkungsleistungen, das Tailoring, das Berichtswesen und das Risikomanagement. Sie werden im Projekthandbuch des Auftraggebers im Thema Vorgaben für das Projekthandbuch der Auftragnehmer definiert und unverändert an dieser Stelle übernommen.
Hinweis: Diese Vorgaben setzen einen Teil der in der UfAB beschriebenen Rahmenbedingungen um. Es handelt sich um eine eindeutige Forderung zur Vertragsausführung und sollte auch als Ausschlusskriterium in den Kriterienkatalog einfließen (Frage an den Bieter: Erfüllen/aktzepieren sie diese Forderung?)
Teil 3: Vorgaben für das QS-Handbuch des Auftragnehmers
Dieses Thema beschreibt die verpflichtenden Vorgaben für das QS-Handbuch des Auftragnehmers und damit für dessen Qualitätssicherung. Die Vorgaben umfassen konstruktive und analytische QS-Maßnahmen, bspw. Prüfpflichten oder eine Mindest-Prüfüberdeckung. Sie werden im QS-Handbuch des Auftraggebers im Thema Vorgaben für das QS-Handbuch der Auftragnehmer definiert und unverändert an dieser Stelle übernommen.
Hinweis: Diese Vorgaben setzen einen Teil der in der UfAB beschriebenen Rahmenbedingungen um. Es handelt sich um eine eindeutige Forderung zur Vertragsausführung und sollte auch als Ausschlusskriterium in den Kriterienkatalog einfließen (Frage an den Bieter: Erfüllen/aktzepieren sie diese Forderung?)
Teil 4: Gewichteter Kriterienkatalog
Die Teile 1, 2 und 3 der Leistungsbeschreibung enthalten die Vorstellungen des Auftraggebers zum System und zum Projektablauf. Der gewichtete Kriterienkatalog sorgt dafür, dass die Angebote der Bieter auf diese Vorstellungen eingehen. Dabei erfüllt er folgende Aufgaben:
- Er stellt sicher, dass konkrete Forderungen des Auftraggebers durch den Bieter zugesichert werden (Ausschlusskriterien).
- Er ermöglicht es dem Auftraggeber, vage Vorstellungen durch den Bieter im Rahmen des Angebots ausgestalten zu lassen (Bewertungskriterien).
- Er zeigt dem Bieter, welche Teile der angebotenen Leistung mit welchem Gewicht in die Angebotsbewertung einfließen.
- Zu jeder bewerteten Forderung muß ein eindeutiger Erwartungshorizont erstellt und mit dem Kriterienkatalog dem Bieter zur Verfügung gestellt werden.
Der gewichtete Kriterienkatalog wird in den Themen Kriterienkatalog und Gewichtung der Bewertungsmatrix definiert und als Teil 4 der Leistungsbeschreibung aufgenommen.
C.1.15.4.6 Preisblätter
Dieses Thema enthält vorgegebene Preisblätter, die von den Bietern auszufüllen sind. Die Preisblätter dienen dazu, ggf. Einzel- und Endpreise der angebotenen Leistungen unmittelbar vergleichen bzw. die Preise in die Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen der konkurrierenden Angebote berücksichtigen zu können. Die Preisblätter sollen daher alle relevanten Einzelpreise sowie den Endpreis ausweisen.
C.1.15.4.7 Vertragliche Grundlage
Hier wird die vertragliche Grundlage der Vergabe festgelegt, z.B. EVB-IT. Der Auftraggeber legt den Vergabeunterlagen ein vorausgefülltes Vertragsformular bei, das vom Bieter an zugelassenen Stellen zu ergänzen und als Vertragsentwurf dem Angebot beizulegen ist. Mit dem Zuschlag wird der Vertragsentwurf zum Vertrag. Zur Vermeidung von Unstimmigkeiten müssen die Vergabeunterlagen den Hinweis enthalten, dass die Eintragungen des Auftraggebers im vorausgefüllten Vertragsformular nur an vorgegebenen Stellen zulässig ist und die sonstigen Vorgaben der Vergabestelle vom Bieter unverändert in seinen Vertragsentwurf übernommen werden müssen.