C Referenz Produkte

C.1 Produkte

C.1.15 Ausschreibungswesen (Vergabeakte)

C.1.15.5 Angebotsbewertung

Die Angebotsbewertung umfasst alle Dokumentationspflichten, die im Rahmen der Vergabe bei der Auswahl eines Angebots gelten. Die eingegangen Angebote sind aufzulisten, die Bewertung darzustellen und die Entscheidung für ein Angebot zu dokumentieren.

C.1.15.5.1 Erfassung eingegangener Angebote

In diesem Thema werden die gemäß VOL/A bei der Öffnung der Angebote mindestens festzuhaltenden Informationen dokumentiert (bspw. in tabellarischer Form):

• Name und Anschrift der Bieter,
• die Endbeträge ihrer Angebote und andere den Preis betreffende Angaben,
• ob und von wem Nebenangebote eingereicht worden sind.

C.1.15.5.2 Bewertung eingegangener Angebote

Die Angebote werden in vier Stufen bewertet und die Ergebnisse in diesem Thema dokumentiert. Zur besseren Nachvollziehbarkeit sollten die Bewertungsergebnisse je Wertungsstufe wie folgt notiert werden:

• Als Ergebnis der formalen Prüfung wird notiert, welche Angebote die formalen Kriterien gemäß VOL/A erfüllen und welche Angebote aufgrund welcher Formmängel ausgeschlossen werden.
• Als Ergebnis der Eignungsprüfung wird notiert, welche Bieter die Eignungsanforderungen erfüllen und welche Bieter warum ausgeschlossen werden. Wird die Teilnehmerzahl z.B. durch ein Losverfahren beschränkt, werden das Verfahren und seine Ergebnisse dokumentiert, insbesondere etwaige Ausschlüsse ansonsten geeigneter Bieter.
• Als Ergebnis der Prüfung der Angemessenheit der Preise wird notiert, welche Angebote preislich angemessen sind und welche Angebote aus welchen Gründen als unangemessen erscheinen. Werden im Zweifelsfall Belege vom Bieter eingefordert, so wird dies zusammen mit den Belegen dokumentiert.
• Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots dokumentiert je Angebot die Überprüfung der Ausschlusskriterien und die Ermittlung des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses über alle Angebote. Die jeweilige Leistung wird mit der Bewertungsmatrix festgestellt. Der Gesamtpreis ergibt sich aus dem Preisblatt und ggf. weiteren Preisbestandteilen (Betriebskosten, Lizenzkosten, Wartungskosten, etc.), die dem Bieter zuvor bekannt gegeben wurden. Die Bewertungsmatrizen der Angebote können hier eingefügt oder referenziert werden. Sind Bieterpräsentationen Teil der Leistungsbewertung, werden die entsprechenden Unterlagen und Ergebnisse hier eingefügt oder referenziert.

C.1.15.5.3 Entscheidung für ein Angebot

In diesem Thema wird die Zuschlagserteilung dokumentiert. Die Gründe für den Zuschlag sowie die Gründe für die Nichtberücksichtigung der restlichen Bieter müssen nachvollziehbar dargelegt werden.